A maioria das grandes empresas já possui processos bem definidos em todas suas atividades logísticas. Tudo o que se faz está dentro de um fluxo coordenado e previsto, minimizando a probabilidade de erros e atrasos. Já nas pequenas e médias empresas envolvidas com fluxo de materiais, nem sempre a situação é a mesma. Algumas já estão mais avançadas neste aspecto, outras ainda estão engatinhando.
O primeiro ponto-chave é que na maioria dos casos não é necessário um grande investimento em tecnologia de ponta para tomar os primeiros passos no gerenciamento de seus processos. Verifique se há uma forma bem definida e documentada para cada etapa do fluxo de materiais e se as atividades são realizadas de uma forma lógica e eficiente.
Um bom exercício é esquecer como se faz agora e redefinir os processos desde o ponto zero de uma forma “ideal”. Isso não quer dizer que todos seus processos deverão ser alterados, mas sair das limitações da forma atual de atuação pode lhe dar uma visão melhor das oportunidades de melhoria.
Um bom exercício é esquecer como se faz agora e redefinir os processos desde o ponto zero de uma forma “ideal”. Isso não quer dizer que todos seus processos deverão ser alterados, mas sair das limitações da forma atual de atuação pode lhe dar uma visão melhor das oportunidades de melhoria.
Avalie também o que acontece quando algo sai do padrão. Quando a quantidade que chega está errada, a documentação incompleta, ou algum material não é localizado no armazém, quais são os passos que devem ser tomados? Processos bem definidos nestas situações também serão críticos para corrigir o problema pontual e darão as informações necessárias para que o problema deixe de ocorrer.Processos bem definidos permitirão a criação de indicadores, que são essenciais para uma gestão eficiente e voltado a resultados.
Não se deve usar a desculpa de que sua empresa prega o “empowerment” dos funcionários e que eles têm liberdade para controlar seus processos. Você pode (e deve) delegar responsabilidades para sua equipe, mas isso não quer dizer que cada um fará o que achar melhor. O correto é envolver a equipe na definição dos processos, que devem ser documentados e seguidos à risca da mesma forma. Mesmo nos momentos em que é necessária uma tomada de decisão pelo funcionário, o processo deve definir algumas regras para que a decisão seja correta.
Independente de seu estilo de gestão, no que se refere à logística e cadeia de suprimento, os processos devem ser usados como um ponto chave da melhoria contínua, produtividade e eficiência.
